Comment mettre en place une gestion de la paie efficace ?

L’une des fonctions des services ressources humaines est de gérer les salaires, c’est-à-dire de s’acquitter à rémunérer un employé en contrepartie d’une tâche réalisée. En apportant une attention à cette fonction RH, on permet d’alléger la lourdeur administrative que connaissent souvent ces services de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une gestion de la paie ?
Comment définir la gestion de la paie ?
Se trouvant au cœur de la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie est bien plus qu’un simple processus technique. C’est un sujet sensible et complexe, mais également un formidable levier pour :

• Créer un avantage concurrentiel ;
• Optimiser la performance de l’entreprise ;
• Motiver les salariés (avec les primes et les augmentations de salaire) et contribuer à une bonne ambiance sociale.

Fournir une paie conforme est un enjeu difficile, mais essentiel pour l’entreprise. En effet, cette production de la paie relève à la fois du ressort des RH et du service comptabilité. On la formalise par un bulletin ou une fiche de paie et elle doit obligatoirement fournir certains éléments légaux et conventionnels.

Comment s’effectue la paie ?
En récoltant des éléments individuels et collectifs qui aboutissent à la déclaration de ces éléments :

• En effectuant une collecte des données liées à l’activité du salarié (présence/absence, planning) ;
• En calculant la rémunération et les cotisations liées au salaire + le PAS (prélèvement à la source) ;

En produisant des déclarations obligatoires (DUE, DNS).

Quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie ?
Les missions d’un gestionnaire de paie diffèrent selon le type de l’entreprise et selon son mode d’organisation.

La gestion du personnel
En plus du traitement pécuniaire, le gestionnaire de paie doit aussi s’occuper de la gestion administrative du personnel. C’est une de ces attributions que l’on oublie souvent.
En fait, il s’agit de générer l’employé dès son arrivée dans l’entreprise — on appelle alors cette phase « onboarding » (contrat de travail, médecine du travail, DUE) — à sa sortie en passant par sa vie dans l’entreprise (changements de situations, avenant contractuel). Ici, le gestionnaire représente le 1er interlocuteur du salarié quant aux questions relatives aux droits et devoirs en entreprise.

Quels sont les enjeux de la gestion de paie ?
Soumise aux évolutions de la réglementation, la paie doit toujours faire l’objet d’une attention. Cela implique notamment une veille légale pour s’assurer de ce que l’on nomme « conformité-paie ».

Toute erreur, tout manquement au niveau de la paie entraine possiblement des sanctions

Comment avoir une gestion de la paie optimale et performante ?
Pour obtenir une gestion optimale de la paie, et que celle-ci soit performante, il est essentiel de bien s’organiser en amont. C’est aussi l’occasion d’acquérir des outils fiables et pérennes qui offre une certaine souplesse et une agilité dans l’exécution.

Savoir planifier l’activité
Tout commence par une visualisation de l’activité.
Acomptes, calculs de la paie, embauches, virement des salaires, soldes de tout compte et DSN, plusieurs échéances attendent le gestionnaire de paie chaque mois.
Savoir s’organiser pour assurer son mois en toute sérénité est une clé fondamentale.